¿Qué es EDI?
Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es el intercambio de equipo a equipo de documentos de negocios en un formato electrónico estándar entre socios de negocios.
Al pasar de un intercambio basado en papel del documento de negocios a uno que es electrónico, las empresas gozan de importantes beneficios tales como reducción de costos, aumento de la velocidad de procesamiento, reducción de errores y la mejora de las relaciones con los socios comerciales.
Cada término en la definición es significativa:
De ordenador a ordenador - EDI sustituye correo postal, fax y correo electrónico. Aunque el correo electrónico es también un enfoque electrónico, los documentos intercambiados por correo electrónico aún debe ser manejado por personas en lugar de las computadoras. Tener personas involucradas ralentiza el procesamiento de los documentos y también introduce errores. En cambio, los documentos EDI pueden fluir directamente a través de la aplicación correspondiente en el ordenador del receptor (por ejemplo, el Sistema de Gestión de pedidos) y el procesamiento puede comenzar de inmediato. Un proceso manual típico se parece a esto, con mucha participación de papel y la gente:
El proceso de intercambio electrónico de datos se parece a esto - no hay papel, no hay personas involucradas:
Los documentos comerciales
Estos son alguno de los documentos que normalmente se intercambian entre las empresas. Los documentos más comunes intercambiados vía EDI son las órdenes de compra, facturas y avisos de envío por adelantado. Pero hay muchos, muchos otros, como conocimiento de embarque, documentos aduaneros, documentos de inventario, documentos de estado de envío y documentos de pago.
Formato estándar
Porque documentos EDI deben ser procesados por las computadoras en lugar de los seres humanos, un formato estándar debe ser utilizado de manera que el equipo será capaz de leer y entender los documentos. Un formato estándar describe lo que cada pieza de información es y en qué formato (por ejemplo, entero, decimal, mmddaa). Sin un formato estándar, cada empresa podría enviar documentos utilizando el formato específico de la empresa y, por mucho que una persona de habla Inglés, probablemente no entiende japonés, el sistema informático del receptor no entiende el formato del formato del remitente específico de la empresa.
Porque documentos EDI deben ser procesados por las computadoras en lugar de los seres humanos, un formato estándar debe ser utilizado de manera que el equipo será capaz de leer y entender los documentos. Un formato estándar describe lo que cada pieza de información es y en qué formato (por ejemplo, entero, decimal, mmddaa). Sin un formato estándar, cada empresa podría enviar documentos utilizando el formato específico de la empresa y, por mucho que una persona de habla Inglés, probablemente no entiende japonés, el sistema informático del receptor no entiende el formato del formato del remitente específico de la empresa.
Los socios comerciales
El intercambio de documentos EDI es típicamente entre dos empresas diferentes, conocidos como socios comerciales o socios comerciales. Por ejemplo, la empresa A puede comprar bienes de la empresa B. La empresa A envía órdenes a la empresa B. La empresa A y la empresa B son socios de negocios.
¿Cómo funciona el intercambio electrónico de datos de trabajo?
Hay 3 pasos para el envío de documentos EDI - Preparar los documentos, Traducir los documentos en formato EDI, Transmitir los documentos EDI a su pareja.
Paso 1: Preparar la documentación que se enviará
El primer paso es recopilar y organizar los datos. Por ejemplo, en lugar de imprimir una orden de compra, el sistema crea un archivo electrónico con la información necesaria para construir un documento EDI. Las fuentes de datos y los métodos disponibles para generar los documentos electrónicos pueden incluir:
-La entrada de datos a través de las pantallas Humano
-Informes electrónicos reformateado en los archivos de datos
-Mejora de las aplicaciones existentes para crear automáticamente archivos de salida que están listos para ser trasladados a un estándar EDI
-La compra de software de aplicación que se ha incorporado en las interfaces para los archivos EDI
Paso 2: Traducir los documentos en formato EDI
El siguiente paso es alimentar a los datos electrónicos a través de software traductor para convertir el formato de datos interno en el formato estándar EDI utilizando los segmentos apropiados y elementos de datos. Usted puede comprar el software de traducción EDI que administrar y mantener en sus instalaciones. Esto requiere conocimientos especializados de mapeo con el fin de definir la forma en que sus datos interna debe ser asignada (es decir correlacionada) a los datos de EDI. Software de traducción está disponible para adaptarse a casi cualquier entorno informático y el presupuesto, desde grandes sistemas que manejan miles de transacciones diariamente para software basado en PC que sólo necesitan procesar unos pocos cientos de transacciones por semana.
Alternativamente, puede utilizar los servicios de traducción de un proveedor de servicios de intercambio electrónico de datos. En ese caso, usted envía sus datos al proveedor, que se encarga de la traducción desde y hacia el formato EDI en su nombre.
Paso 3: Conecte y transmitir sus documentos EDI a su socio de negocios
Una vez que sus documentos de negocio se convierten al formato EDI apropiado que estén listos para ser transmitidos a su socio de negocios. Debe decidir cómo va a conectar con cada uno de sus socios para llevar a cabo la transmisión. Hay varias formas, la más común de las cuales incluyen 1) para conectar directamente a través de AS2 u otro protocolo de Internet segura, 2) conectar a un proveedor de EDI de red (también referido como un proveedor VAN) utilizando el protocolo de comunicaciones preferido y se basan en la proveedor de red para conectar a sus socios de negocios utilizando cualquier protocolo de comunicaciones a sus parejas prefieren, o 3) una combinación de ambos, dependiendo de la pareja en particular y el volumen de transacciones que se pueden esperar para intercambiar. Para obtener más información sobre las distintas opciones,
http://www.edibasics.com/what-is-edi/how-does-edi-work/
EDI Video: En ingles con subtitulos en ingles
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